Découvrez 5 automatisations CRM pour les établissements universitaires qui font gagner du temps chaque semaine :
Introduction
En 2025, les établissements universitaires doivent gérer efficacement admissions, inscriptions, relations alumni et événements. Les équipes pédagogiques et administratives jonglent entre multiples tâches. Face à cette complexité croissante, un CRM bien paramétré automatise les processus répétitifs. Ainsi, le personnel se concentre sur l’accompagnement des étudiants, l’organisation pédagogique et le développement de partenariats.
1. Relance automatique des candidats inactifs
Si un candidat n’a pas complété son dossier sous sept jours, le CRM envoie automatiquement un rappel. Ce message contient un lien direct pour finaliser l’inscription. Ensuite, s’il n’y a toujours pas de réponse sous trois jours, une deuxième relance s’active. Par conséquent, le taux de dossiers incomplets diminue et le flux d’admissions reste fluide. De plus, les équipes économisent du temps précieux pour traiter d’autres priorités.
2. Notification aux équipes pédagogiques
Dès qu’un étudiant valide son inscription, le CRM envoie une alerte aux services concernés : scolarité, pédagogie et administration. Ensuite, le service de scolarité prépare le dossier, tandis que les enseignants reçoivent la liste des inscrits. Ainsi, chaque département sait immédiatement où positionner l’étudiant dans le planning. Par conséquent, la coordination s’améliore et le processus d’intégration se fait sans accrocs.
3. Ajout automatique au portail alumni
Lorsque l’étudiant obtient son diplôme, le CRM le transfère automatiquement dans le module alumni. Ainsi, il reçoit les premières communications autour des événements anciens. Ensuite, le système programme l’envoi régulier de newsletters sur les opportunités de carrière et les rencontres. Par conséquent, l’établissement renforce le réseau d’anciens élèves et stimule la participation aux activités de mentoring.
4. Email de bienvenue personnalisé
Dès confirmation de l’admission, le CRM génère un email de bienvenue personnalisé. Ce message inclut les informations pratiques : plans du campus, contacts clés et liens vers le portail étudiant. Ensuite, un rappel automatique s’enclenche une semaine avant la rentrée pour assurer la présence. En conséquence, l’étudiant se sent accueilli et orienté dès le départ. Par ailleurs, cette communication renforce son sentiment d’appartenance.
5. Suivi des événements et inscriptions
Lorsqu’un étudiant s’inscrit à un événement universitaire (conférence, salon, workshop), le CRM envoie immédiatement une confirmation. Ensuite, deux jours avant l’événement, un rappel automatique est généré avec les détails logistiques. Par conséquent, le taux de présence augmente et l’organisation gagne en sérénité. De plus, le CRM collecte les retours de participation pour améliorer les futures éditions.
Intégrations pertinentes
Google Calendar : synchronise automatiquement les événements pédagogiques et administratifs.
Mailchimp ou Brevo : envoie des emailings ciblés aux étudiants, enseignants et anciens diplômés.
Zapier : assure l’intégration des plateformes d’admission en ligne ou des outils de visioconférence.
Ces connexions diminuent les manipulations manuelles et renforcent l’efficacité globale.
Conclusion
En 2025, les universités bénéficient grandement de ces cinq automatisations CRM. Elles optimisent la gestion des parcours étudiants, fluidifient la communication interne et améliorent l’image de l’établissement. Par conséquent, le personnel gagne du temps pour se concentrer sur l’innovation pédagogique et le développement de partenariats. Enfin, l’expérience étudiante s’en trouve considérablement enrichie.
