Le meilleur setup CRM pour une université : modules, contacts et cycle adaptés
Introduction
En 2025, une université doit faire face à divers défis : recrutement international, suivi académique, relations alumni et partenariats industriels. Pour répondre à ces exigences, un CRM doit rassembler et automatiser de nombreux processus. Ainsi, il devient le cœur névralgique de la vie universitaire, depuis l’admission jusqu’à l’insertion professionnelle.
Des besoins multiples à cartographier
Contrairement aux établissements primaires ou secondaires, une université gère plusieurs cycles d’études, plusieurs facultés et des publics variés. Les candidatures se font en continu, parfois à l’international. Parallèlement, il faut suivre les étudiants inscrits, les doctorants et les relations avec les alumni. Toutes ces dimensions exigent un CRM adaptable, capable de structurer et d’harmoniser les données pour chaque segment.
Types de contacts à créer
Candidats et prospects étudiants : gérer les formulaires d’intérêt et les informations de préadmission.
Étudiants actuels : inclure le parcours d’études, les inscriptions aux cours et le suivi académique.
Enseignants et intervenants : référencer les départements, les disciplines enseignées et les horaires de cours.
Diplômés et anciens élèves : archiver les promotions, organiser les réseaux et solliciter le soutien lors de campagnes de financement.
Entreprises partenaires (stages, mécénat, événements) : recenser les offres de stage, planifier les forums emploi et suivre les conventions.
Chaque type de fiche doit contenir des champs spécifiques, permettant de personnaliser les communications et d’automatiser les workflows.
Modules utiles à activer
Suivi du cycle d’admission : automatiser l’enregistrement des candidatures, l’envoi des e-mails de confirmation et le scoring des dossiers.
Gestion de campagnes emailing : cibler les candidats selon le profil (langue, pays), informer les étudiants sur la vie du campus et promouvoir les parcours d’orientation.
Portail alumni : centraliser les anciens élèves, animer le réseau, organiser les événements et gérer les dons ou mécénats.
Suivi des partenariats : gérer les conventions de stage, les accords de recherche et le sponsoring d’événements.
Intégration avec outils d’e-learning : connecter le CRM aux plateformes de cours en ligne pour synchroniser les inscriptions et suivre les progrès.
Ces modules garantissent une gestion cohérente et une vue unifiée sur tous les acteurs de l’université.
Champs personnalisés à prévoir
Département ou faculté : identifier rapidement l’affiliation académique de chaque contact.
Niveau d’étude (Licence, Master, Doctorat) : suivre le parcours et adapter les communications selon les cycles.
Statut du dossier (en cours, accepté, diplômé) : automatiser les relances et adapter les actions marketing ou administratives.
Participations à des événements ou clubs : suivre l’engagement extra-académique pour améliorer l’expérience étudiante.
Ces données supplémentaires améliorent la segmentation et la pertinence des messages envoyés.
Exemple de cycle de conversion
Candidat s’inscrit via une page dédiée
Le prospect fournit ses coordonnées et son projet académique.Email de bienvenue automatique
Le CRM envoie immédiatement un message pour confirmer la réception et expliquer la suite du processus.Relance avant la date limite de dépôt du dossier
Une alerte se déclenche à J-10 pour rappeler les pièces manquantes.Entretien planifié avec un conseiller
Le système propose des créneaux selon la disponibilité du candidat et de l’équipe d’admission.Admission validée
Le CRM bascule le statut en “accepté” et envoie le contrat d’inscription.Intégration au parcours étudiant
Dès la rentrée, l’étudiant accède à l’intranet, télécharge son emploi du temps et reçoit une invitation aux événements d’accueil.
Ce cycle fluidifie l’expérience du candidat et améliore le taux de conversion.
Cas d’usage : université internationale
Une université internationale utilise un CRM multilingue pour ses inscriptions. D’abord, les campagnes email sont segmentées par fuseau horaire et langue maternelle. Ensuite, le CRM automatise l’envoi d’informations selon la localisation géographique du candidat. Les équipes de mobilisation internationale peuvent ainsi suivre chaque prospect, analyser les taux d’engagement et ajuster les messages. Enfin, les anciens diplômés reçoivent des newsletters personnalisées, invitant les alumni à parrainer de futurs étudiants.
Conclusion
Un CRM bien configuré dans un contexte universitaire permet de mieux comprendre et d’accompagner les étudiants, depuis la candidature jusqu’à la diplomation. Il facilite la collaboration entre services, optimise les processus d’admission et renforce le réseau alumni. En 2025, cet outil devient indispensable pour offrir une expérience fluide, personnalisée et connectée à l’ensemble des parties prenantes.
