Découvrez le meilleur setup CRM pour une clinique : modules, contacts et cycle adaptés
Une clinique doit gérer un volume important d’informations et d’interactions. Entre les rendez-vous, les soins, la facturation ou encore le suivi, chaque étape compte. Un CRM bien structuré permet de centraliser ces processus, d’augmenter la productivité et d’offrir un parcours plus fluide aux patients. Encore faut-il choisir les bons modules, les bons types de contacts, et modéliser les bons cycles.
Des besoins multiples à modéliser clairement
Une clinique doit suivre de nombreuses interactions, souvent simultanées. Il est donc essentiel de disposer d’un outil qui centralise et automatise les tâches répétitives. Un CRM adapté à un établissement de santé facilite :
L’admission des patients
La coordination des soins
La communication interne et externe
Le suivi administratif et la facturation
Les relances et les rappels
Modéliser ces flux dans un CRM bien conçu permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Types de contacts à créer dans le CRM
Différents types de profils interagissent avec une clinique. Le CRM doit permettre de les distinguer et de les relier facilement.
Patients : cœur du système, ils disposent d’un dossier individuel
Proches ou accompagnants : à notifier ou à contacter en cas d’urgence
Médecins, infirmiers et personnel de soin : internes ou externes
Assureurs et mutuelles : à intégrer pour la gestion des remboursements
Fournisseurs médicaux : pour la logistique et les commandes
Cette segmentation favorise une communication claire et ciblée avec chaque interlocuteur.
Modules utiles à activer
Pour tirer pleinement parti du CRM, plusieurs modules doivent être activés dès la configuration initiale.
Planification de rendez-vous : synchronisée avec les agendas des praticiens
Historique médical et documents : pour centraliser toutes les informations utiles
Automatisation des relances : avant et après consultation
Suivi administratif : incluant la facturation et les prises en charge
Tableaux de bord : pour visualiser l’activité clinique en temps réel
Chaque module contribue à automatiser et fiabiliser le parcours patient.
Champs personnalisés à prévoir
La personnalisation du CRM permet d’ajuster les fiches à la réalité du terrain. Voici quelques champs essentiels :
Type de soin ou spécialité concernée
Historique des rendez-vous
Dates clés : première consultation, opération, suivi
Statut administratif : dossier complet, à relancer, en attente
Ces champs permettent d’extraire facilement des données utiles pour les relances et le suivi qualité.
Exemple de cycle patient dans le CRM
Un CRM efficace doit refléter le parcours type d’un patient. Voici un cycle simple et performant :
Le patient remplit un formulaire en ligne
Un appel ou un email permet de fixer un premier rendez-vous
Les documents sont centralisés dans son dossier
Une relance automatique est envoyée 24h avant la consultation
Le soin ou l’intervention est documenté dans le CRM
Un bilan ou une relance est programmé un mois plus tard
Ce processus assure une continuité de soins tout en réduisant la charge administrative.
Cas d’usage : clinique ophtalmologique
Une clinique spécialisée en ophtalmologie a mis en place ce type de CRM. Résultat : chaque patient bénéficie d’un suivi personnalisé, les rappels sont automatiques, et les données sont accessibles rapidement. Le temps de gestion administrative a baissé de 40 %, et les praticiens peuvent se concentrer sur le soin.
Conclusion
Un bon setup CRM transforme le fonctionnement d’une clinique. Il facilite la coordination, réduit les tâches manuelles et améliore le service rendu aux patients. C’est un investissement technologique qui optimise l’ensemble du parcours de soin.
